前言介绍
政府提高效率和效率的最好方法是什么？在圣和西市政厅，我们采用了一种非传统的方法：非技术团队的敏捷方法。从应急管理到公园计划，无论公务员从事什么工作，敏捷方法都可以帮助他们应对最基本的挑战：在频繁的中断和不断变化的优先级中完成工作。
去年9月，我发表了题为“Scrum这篇文章是我们政府团队遇到的最好的事情。我们的创新团队是一个由五个人组成的小团队。他们发现，通过小增量的规划和交付，我们可以保持专注、协调和不断改进。我们不知道我们的经验是否可以复制到组织中的其他团队。所以我们为10名同事提供了敏捷的培训，看看会发生什么变化。
九个月后，整个组织的12个团队和100多名公务员正在使用敏捷的方法来组织他们的工作。值得注意的是，敏捷性在市政府团队中的传播是自然和有机的，而不是由自上而下的命令驱动的。
什么是敏捷
敏捷是一种强调迭代、增量和高度合作的团队运作方式。敏捷有很多不同的形式，但最常见的两种形式是看板和Scrum。看板是一个轻量级框架，专注于看板(物理或数字)上的可视化任务，而Scrum更标准化、更复杂，有特定的角色、会议和时间盒Sprint。看板和Scrum都非常重视响应变化，而不是遵循计划，不断改进流程，并给团队自主权来决定如何完成工作。
虽然敏捷方法有很多变体，但圣荷西市政府团队中有一些共同点：
团队维护列表包含所有潜在任务，称为“代理列表”。
没有明确优先级的任务。
通过跟踪公共看板上的任务，可以看到工作。
定期召开团队签到会议。
团队定期召开审查会议，确定哪些方面运行良好，哪些方面需要改进。虽然敏捷性最初是在制造业中发展起来的，并已成为一个著名的软件开发框架，但它也适用于其他行业，包括政府部门。
为什么市政府领导选择敏捷？
在圣荷西市政府使用敏捷的十几个团队中，几乎没有人交付软件，一年前几乎没有人听说过敏捷。
那么，为什么这些团队决定使用敏捷性呢？以下是我们从内部敏捷支持者那里听到的最重要的原因。
团队协调一致。当Ramses Madou在接管圣荷西市交通规划小组时，他认为有必要将这些才华横溢的团队成员的贡献整合成协调一致的努力，以加快该部门的整体优先事项。在Scrum实施之前，他说：“每个人都只在自己的轨道上运行。
专注于优先事项。娱乐和社区服务部门在一个名为“圣荷西公园”的新拨款项目启动后，突然发现他们必须在六周内处理47份合同。为了帮助团队处理这些工作，项目经理CJ Ryan请邀请在场的敏捷教练Alvina Nishimoto引导团队建立看板，以可视化的方式跟踪合同进度。两周后，CJ发现团队的进步没有达到所需的速度，所以她决定她的团队需要100%的关注。她在团队日历上占用了整整两天的时间，并为团队提供了各种各样的保护，让他们能够摆脱其他需要占用他们时间的事情。她的团队在短短两天内完成了25份合同草稿，没有持续的干扰。
跟踪合同的团队看板
管理外部干扰。圣和西公共图书馆的网站团队不断收到图书馆其他部门的要求，这使得团队难以在重要的长期项目中取得进展。当团队实施Scrum时，团队经理和产品负责人Laurie Willis成为所有要求的过滤器，他保证只有在Sprint中确定优先级的要求才会被团队处理。
团队成员Stacy Tomaszewski立即感受到不需要立即回应的好处：“我们认为我们可以说“不”。”在政府部门，一切通常都是优先事项，说：“请等到我们的下一个Sprint“能力真的很强。
每日站会促进团队成员分享工作进展
五个入门小技巧
从最基本的开始:让工作看得见。透明度是我们组织中大多数团队的第一个好处之一。一开始，你需要的只是把优先任务放在一个地方，你可以把任务从“代理列表”转移到“执行”，然后转移到“完成”。
团队成员可以从可视化的优先任务提醒和与团队分享的进展中受益。经理和联系人对工作有更高的可见度。我们建议从一个简单的轻量级系统开始。如果你的团队在同一个地方，基本上没有什么比物理看板更好的可视化提醒了。
大多数圣荷西团队仍然使用便利贴来跟踪任务。一些团队使用Trelo或其他数字工具，并成功地使团队成员养成定期检查和更新Trelo的习惯。
在8个月的15个Sprint期间，这些便利贴上的“加号”表示有效，“三角”表示有待改进
渐进迭代和改进。持续增量的改进是敏捷力量的真正秘密。圣荷西的所有团队都会定期召开审查会议，反思哪些方面有效，哪些方面需要改进。这个过程可以通过允许团队逐步进行小实验，让敏捷为您的团队服务，逐步克服阻力。公园部门的CJ Ryan这个团队最初抗拒了每天站会的想法，但她决定不强迫他们。相反，团队从一个简单的看板开始。过了一段时间，团队觉得每天站起来会很有用，他们可以在更细的粒度上分享进展。接下来，他们决定团队定期召开计划会议，共同确定优先级。事实上，团队逐渐进化，并有效地采用了许多适合他们的步骤“类别”Scrum”的实践。
在专家的帮助下进入新的境界。虽然一开始很容易使用敏捷实践，但你可以在网上找到一些信息来学习。然而，如果你的同事和团队没有在各种环境中使用敏捷的经验，那么解决困难的疾病可能会非常困难。我们发现，通过经验丰富的“敏捷教练”智慧，帮助团队提供指导，提供现场培训和教练是非常重要的。我们通过Encore Fellow Program如果你找到了我们的两位敏捷教练，你也可以聘请一位敏捷顾问，或者从私营机构找到一些公益志愿者。
保持耐心。敏捷帮助团队建立有效的习惯，如优先级、积极寻求帮助和反思。但敏捷并不是一种灵丹妙药——它不能一夜之间解决你所有的问题。事实上，它甚至可能使你的一些问题更加明显。给自己一些时间，找出如何让敏捷融入你的团队。
最后，享受敏捷的乐趣。敏捷性的一个主要优点是，它可以在团队成员之间建立联系，深化团队合作，提高团队效率。因此，请不要太认真。相反，尝试一些创造性的方法，使敏捷性成为您团队文化中愉快和不可或缺的一部分。
